Pagarle a un proveedor nuevo sin verificarlo es de las formas más fáciles de comerte un problema: una factura apócrifa que ARCA después te impugna, un CUIT dado de baja o una empresa con sanciones. La buena noticia es que casi todo se chequea por CUIT, gratis y en minutos. Acá va el checklist que conviene correr antes de la primera transferencia.
1. El CUIT existe y está activo
Lo primero: que el CUIT sea válido y esté vigente. Un CUIT dado de baja o inexistente es una bandera roja inmediata. Verificalo en la consulta gratuita de ConsultaCUIT y, si tenés dudas, mirá cómo saber si un CUIT está activo o dado de baja.
2. La condición fiscal es la que dice tener
Si el proveedor te dice que es Responsable Inscripto pero en el padrón figura como Monotributista, la factura que te emita puede no ser la correcta. Chequeá su condición ante IVA, Ganancias y Monotributo en la ficha, y contrastala con responsable inscripto o monotributo.
3. El comprobante es el tipo correcto
Que el tipo de factura coincida con su condición. Un monotributista emite factura C; un responsable inscripto, A o B según el receptor. Lo tenés en tipos de factura A, B y C: cuál corresponde.
4. La constancia de inscripción respalda todo
Para un legajo formal del proveedor, descargá su constancia de inscripción de ARCA: es el documento oficial que respalda su condición y actividades. Paso a paso en cómo descargar la constancia de inscripción.
5. No aparece en el padrón de facturas apócrifas (APOC)
Este es el control que más plata te ahorra. Si el proveedor está en el padrón APOC, sus facturas son consideradas apócrifas y ARCA te impugna el crédito fiscal y el gasto. Se consulta en la base de facturas apócrifas de ARCA; cómo detectarlo, en facturas apócrifas: cómo detectar un proveedor riesgoso.
6. La actividad declarada tiene coherencia
Que el rubro que declara tenga que ver con lo que te vende. Un proveedor de servicios de limpieza que te factura equipos informáticos amerita una segunda mirada. Cómo leer su actividad en nomenclador de actividades AFIP.
7. No arrastra sanciones ni es agente de riesgo
Si vas a trabajar de forma recurrente, sumá dos controles: si figura con sanciones laborales en REPSAL, y si actúa como agente de retención o percepción, lo que impacta en los importes.
Dato de contador: el control que nunca hay que saltear es el padrón APOC. Una factura apócrifa no solo te impugna el crédito fiscal: te expone a ajustes, intereses y multas por un gasto que creías legítimo. Cuesta 30 segundos y evita dolores de cabeza de años.
El checklist en 30 segundos
- CUIT activo y válido.
- Condición fiscal declarada = condición real.
- Tipo de factura correcto.
- Constancia de inscripción archivada.
- No está en APOC.
- Actividad coherente con lo que vende.
- Sin sanciones (REPSAL); rol de retención/percepción identificado.
Si querés la versión ampliada de este proceso, mirá la due diligence exprés de un proveedor nuevo.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tarda hacer este checklist? La mayoría de los controles salen de una sola consulta por CUIT. En pocos minutos tenés el panorama completo.
¿Es gratis? La verificación del CUIT, la condición fiscal y la constancia son gratuitas y públicas. Es información del padrón de ARCA.
¿Cada cuánto conviene repetirlo? Con proveedores recurrentes, revisá al menos una vez al año y cada vez que haya un pago importante: la situación fiscal de una empresa puede cambiar.
¿Por dónde empiezo? Por el CUIT: consultá acá y desde la ficha vas encadenando el resto de los controles.
Esta guía es informativa y no reemplaza el asesoramiento de un contador. Los datos surgen de los padrones públicos de ARCA (ex AFIP), que se actualizan periódicamente.